1、撰寫外貿展會邀請函，需從簡明入手，分三次進行。第一封郵件：標題為“Re：展位12-D12，ABC公司廣州廣交會邀請函”。郵件正文簡潔明了，首先問候收件人，隨后介紹展會信息：時間、地點、公司名稱與品牌，并詢問收件人是否能出席，以及是否需要任何協助，如預訂酒店或提供路線指引。
1、黃頁，一般公司都有很多黃頁的，如《深圳黃頁》等。我們可以按照上面的分類等找到我們的原始目標客戶。現在深圳也有好多專業類的行業黃頁，如家電黃頁，玩具黃頁等，業務員最好找到這樣的黃頁來收集第一手資料。這些黃頁在一般大的圖書館都有。可以拿個本子去那里抄就可以了。
2、這個其實基本上有發過開發信都會知道，如果知道對方的名字的話，一定要寫“Dear xxx（名字）”，如果實在不知道對方的名字的時候，我們要寫“Dear Sir or Madam”，這個是最好的稱呼，其次是Dears”。開發信的重頭戲---郵件內容。
3、即使是展后的開發信，也多數不能一擊即中，第一封開發信買家沒有回復，不要灰心，可以多次發送郵件去“磨”，比如買家不回復第一封郵件，那么隔三五天再發一次，然后隔一周再發第三封。如果郵件沒回音，也可去嘗試在LinkedIn等社交媒體上聯絡客人。
4、第一類：成單客戶 分析客戶：成單客戶是指在展會直接達成合作共識的客戶，在展會上直接簽訂了交易合同或者已經付了定金（全款）的客戶。這樣的客戶是展會回來后第一個要contact的。Contact的目的就是為了順利完成展會上的訂單。
5、展會邀請函范文（一） 尊敬的女士/先生： 第3屆中國國際發制品展覽會將于20__年9月26-9月28日在中國鄭州市舉辦，展會主辦方__工藝品進出口商會誠摯地邀請閣下蒞臨展會指導。 屆時，將有來自各國的300多家發制品生產廠家參展或與會，展會面積超過6000平方米。展品涉及假發類、假發類原材料、發飾品、美發等相關產品。
6、做外貿的條件如下：英語（或者其他小語種）流利，能夠進行一般的聽說讀寫能力。一般的國際貿易常識要了解。比如外貿流程，外貿專業術語等。對船務及國際貨運需要有一定的了解比如貨運方式，貨運流程，貨運價格等。對所從在的行業專業英語要熟悉，并且要對產品相關的知識熟悉。
1、首先，確保你的郵件具有個性化和誠意。對于老客戶，致以問候并提及過去的合作細節，如：示例1： Dear [Buyers Name]，[Your Company Name]問候！感謝您一直以來的支持。我們很高興邀請您參加2023年春季廣交會，屆時將展示最新產品。作為尊貴客戶，您的光臨將帶來合作新機遇。
2、撰寫郵件時，要表達出誠摯的邀請之意，簡要介紹展會盛大概況，讓客戶對展會有一個全面的了解。在郵件中寫明接待人員的姓名和聯系方式，方便客戶聯系。參展時，可以從資料入手，搜集同類展會的會刊和媒體雜志，找到負責人并傳遞展會信息。通過與客戶的溝通，逐步激發他們對展會或產品的興趣。
3、簡單：你推廣信的語言一定要簡練，不要羅里羅嗦.因為很多外國商人沒有多少耐心，如果你的第一封推廣信無比冗長用詞深奧，他們根本不會讀下去，其結果是往往當作垃圾郵件處理了。
4、此外，準備一些精美的宣傳資料，如小冊子、海報和名片，以便客戶帶走并參考。最后，不要忘了參展后的跟進工作。展會結束后，及時向客戶發送感謝信或郵件，回顧展會中的精彩瞬間，重申你們產品或服務的優勢，并表達進一步合作的意愿。通過這些努力，你將大大增加成功邀請客戶參加展會的機會。